Inhaltskalender erstellen: Anleitung, Tools & Vorlage für Blogger

Dir gehen die Ideen aus, was du als Nächstes veröffentlichen sollst? Oder du verlierst den Überblick über deine Inhalte? Mit einem Inhaltskalender passiert dir das nie wieder.

Wenn du regelmäßig Inhalte veröffentlichst – ob in einem Blog, in einem Newsletter oder auf Social Media – kann ein Inhaltskalender dein bester Freund sein. Er hilft dir, deine Ideen zu ordnen, strategisch zu denken und konsequent zu veröffentlichen. Ein gut geführter Kalender schafft Struktur, spart Zeit und sorgt dafür, dass du deine Inhalte rund um relevante Themen, saisonale Events oder Unternehmensziele geplant veröffentlichst.

In diesem Leitfaden zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du einen effektiven Inhaltskalender erstellst.

Was ist ein Inhaltskalender?

Ein Inhaltskalender – auch als Redaktionsplan bekannt – ist ein Planungsinstrument, mit dem sich Themen, Formate und Veröffentlichungstermine für Inhalte im Voraus strukturieren lassen. Er bietet eine visuelle Übersicht über alle geplanten Inhalte und enthält in der Regel Informationen wie das Veröffentlichungsdatum, den Titel, das Thema, das Format (z. B. Blogbeitrag, Newsletter, Social-Media-Beitrag), die Zielgruppe, den Autor und den aktuellen Status (z. B. in Vorbereitung, fertiggestellt, geplant, veröffentlicht).

Ob auf dem Papier, in einer Tabelle oder mithilfe eines Projektmanagement-Tools – der Inhaltskalender ist das zentrale Dokument, in dem alle Inhalte und ihre Entwicklung organisiert werden.

Warum ist ein Inhaltskalender sinnvoll?

Ein gut geführter Inhaltskalender schafft Klarheit im kreativen Prozess, spart Zeit und hilft dabei, Inhalte strategisch aufzubauen. Er sorgt dafür, dass du deine Veröffentlichungen planst, anstatt spontan zu reagieren, und bietet dir einen klaren Überblick über bereits veröffentlichte sowie zukünftige Beiträge.

Ein Inhaltskalender hilft dir bei:

• Regelmäßigkeit: Er hilft dir, laufend Inhalte zu veröffentlichen.
• Effizienz: Er spart dir Zeit durch vorausschauende Planung.
• Bessere Qualität: Er gibt dir genug Vorlaufzeit für Recherche, Schreiben und Korrekturen.
• Flexibilität: Er bietet dir einen klaren Plan, der sich bei Bedarf anpassen lässt.
• Teamarbeit: Er vereinfacht die Zusammenarbeit bei größeren Projekten.

Ganz gleich, ob du alleine oder im Team arbeitest, mit einem Inhaltskalender hast du deine Inhalte immer unter Kontrolle.

Tools für deinen Inhaltskalender: analog oder digital?

Ob du lieber mit Notizbuch und Marker oder mit digitalen Tools arbeitest, hängt von deinen persönlichen Vorlieben ab.

Papier & Stift: Ideal für kreative Köpfe, die gerne visuell planen. Ein Jahreskalender an der Wand, Haftnotizen und Marker können ein gutes Brainstorming-Tool sein. Du siehst auf einen Blick, wie viele Inhalte geplant sind, und kannst spontan umplanen.

Digitale Kalender: Sie bieten oft mehr Struktur und sind besonders hilfreich, wenn du mit anderen zusammenarbeitest:

• Tabellen-Tools wie Google Sheets oder Airtable: Einfach anpassbar, ideal für kleine Teams.
• Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana: Bieten Kanban-Boards, Kalenderansichten und Aufgabenmanagement.
• WordPress.com-Planungsfunktionen: Entwürfe können direkt gespeichert, geplant und veröffentlicht werden. Beiträge lassen sich mit anderen teilen oder zur Überprüfung einreichen.

Tipp: Erstelle zu jedem Beitrag Felder wie Thema, Zielgruppe, Status („Idee“, „in Bearbeitung“, „fertig“), Veröffentlichungsdatum, Format (z. B. Blog, Newsletter, Video) und zuständige Person.

So erstellst du in fünf Minuten deinen eigenen Inhaltskalender

Es gibt viele Tools, mit denen du einen Inhaltskalender erstellen kannst, von einfachen Tabellen bis hin zu spezialisierten Projektmanagement-Apps. In diesem Abschnitt zeigen wir dir, wie du schnell und unkompliziert einen eigenen Kalender mit Google Sheets erstellst. Diese Methode eignet sich sehr gut für den Einstieg, lässt sich leicht anpassen und funktioniert sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams.

Wenn du lieber mit anderen Tools wie  Airtable, Clickup, oder Excel arbeitest, kannst du die folgenden Schritte natürlich auch dort anwenden – das Grundprinzip bleibt dasselbe.

1. Neue Tabelle erstellen und Kopfzeile anlegen

Erstelle ein neues Tabellenblatt und trage in der ersten Zeile folgende Spaltenüberschriften ein:

• Datum
• Thema / Titel
• Kategorie (diese sollten mit den Kategorien deines Blogs übereinstimmen)
• Status
• Autor (wenn du mit mehreren Personen zusammenarbeitest)
• Veröffentlichungslink

Das Ganze könnte in etwa so aussehen:

2. Platzhalter für zukünftige Monate einfügen

Füge in der Spalte „Datum“ ein paar Beispieltermine ein, zum Beispiel für die kommenden Wochen oder Monate. So siehst du auf einen Blick, welche Zeiträume schon geplant sind und wo noch Lücken sind.

3. Dropdown-Auswahl für den Status hinzufügen

Wenn du Google Sheets verwendest, klicke auf Einfügen > Dropdown. Damit kannst du in jeder Zelle eine Status-Auswahl einbauen – das macht es viel einfacher, den Fortschritt deiner Beiträge zu verfolgen.

Beispiele für die Statusauswahl:

• Nicht begonnen
• In Bearbeitung
• Veröffentlicht

Tipp: Du kannst jedem Status auch eine Farbe zuweisen, damit der Kalender noch übersichtlicher wird.

4. Erste Ideen eintragen

Jetzt kannst du loslegen und erste Themenideen in deinen Kalender eintragen. Denke dabei an saisonale Inhalte, geplante Aktionen oder Beiträge aus deiner Themenliste. So sieht dein Kalender im Handumdrehen schon richtig gefüllt aus.

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Oder lade eine Vorlage herunter

Möchtest du direkt mit einer fertigen Vorlage starten? Dann kannst du dir diese Inhaltskalender-Vorlage herunterladen – klicke einfach auf Datei > Kopie erstellen, und schon kannst du sie individuell anpassen.

Für Fortgeschrittene: Inhalte mit spezialisierten Tools verwalten

Google Sheets ist ein großartiger Startpunkt, aber wenn du regelmäßig Inhalte produzierst oder im Team arbeitest, können spezialisierte Tools deinen Arbeitsalltag deutlich erleichtern.

Trello eignet sich hervorragend zum visuellen Planen mit sogenannten „Boards“. Du kannst für jeden Beitrag eine eigene Karte erstellen, Labels für Kategorien oder Status vergeben und mit Checklisten den Fortschritt verfolgen. Die Drag-and-drop-Oberfläche macht das Planen intuitiv.

Asana bietet dir noch mehr Struktur und eignet sich besonders für Teams. Du kannst Aufgaben, Deadlines, Verantwortliche und Workflows klar definieren – ideal, wenn du mehrere Inhalte parallel verwalten musst.

Wenn du mit WordPress arbeitest, gibt es auch Plugins, mit denen du deinen Redaktionsplan direkt im Backend verwalten kannst. Edit Flow und Editorial Calendar sind zwei beliebte Erweiterungen: Sie zeigen geplante Beiträge in einer Kalenderansicht, unterstützen Redaktionsnotizen sowie Status-Updates und ermöglichen eine bessere Kommunikation im Team.

Diese Tools bieten zusätzliche Funktionen wie Benachrichtigungen, Aufgabenverteilung, integrierte Kommentare oder visuelle Kalenderansichten – ideal, wenn dein Content-Prozess umfangreicher ist oder du mit mehreren Beteiligten arbeitest.

So füllst du deinen Inhaltskalender mit Leben

Sobald dein Inhaltskalender steht, sei es in Google Sheets oder mit einem spezialisierten Tool, beginnt der eigentlich wichtige Teil: ihn sinnvoll zu füllen. Ein leerer Kalender bringt wenig. Damit deine Inhalte Leser anziehen, deine Marke stärken und deine Ziele unterstützen, braucht es Planung, Priorisierung und Kreativität.

Hier erfährst du, wie du deinen Kalender strategisch mit relevanten, regelmäßigen Inhalten füllst.

Inhalte nach Prioritäten planen

Nicht jeder Beitrag ist gleich wichtig. Überlege zuerst: Welche Themen dienen deinen übergeordneten Zielen? Willst du neue Leser gewinnen, deine Community aufbauen oder ein Produkt bewerben? Inhalte mit klarer strategischer Funktion sollten Vorrang haben – z. B. SEO-optimierte Evergreen-Artikel oder Inhalte zu saisonalen Höhepunkten.

Damit du die richtigen Themen auswählst, solltest du deine Zielgruppe genau kennen. Überlege dir:

• Wer soll deine Inhalte lesen?
• Welche Probleme oder Fragen haben diese Personen?
• Welche Themen sind für sie wirklich relevant?

Ein guter Einstieg in die Themenplanung ist ein Blick auf deine bisherigen Inhalte: Welche Beiträge funktionieren gut? Was kommt bei deiner Zielgruppe an? Auch ein Blick auf die Inhalte deiner Mitbewerber kann wertvolle Inspiration liefern. Wichtig ist, dass du verstehst, wer deine Leser sind, welche Fragen sie haben und welche Themen ihnen wirklich weiterhelfen.

Um neue Themen gezielt zu identifizieren und zu priorisieren, lohnt sich eine Keyword-Recherche. Tools wie Google Trends, Google Keyword Planner, AnswerThePublic oder Ubersuggest zeigen dir, wonach deine Zielgruppe tatsächlich sucht. So kannst du Inhalte entwickeln, die nicht nur relevant sind, sondern auch gefunden werden. Mit diesen Erkenntnissen kannst du eine Themenliste erstellen, die du nach Suchvolumen, Saisonalität und strategischer Relevanz priorisierst – und anschließend gezielt in deinen Inhaltskalender überträgst.

Tipp: Nutze unterschiedliche Inhaltstypen (z. B. Tutorials, Meinungsbeiträge, Interviews), um deine Themen abwechslungsreich zu präsentieren.

Einen festen Veröffentlichungsrhythmus etablieren

Regelmäßigkeit ist entscheidend – sowohl für Leser als auch für Suchmaschinen. Überlege, wie oft du realistisch veröffentlichen kannst. Ein Mal pro Woche? Zwei Beiträge im Monat? Wähle eine Frequenz, die du langfristig halten kannst, und blocke feste Zeiten für die Vorbereitung und Veröffentlichung in deinem Kalender.

Ein wiederkehrender Rhythmus (z. B. „Tipps am Dienstag“) hilft nicht nur bei der Planung, sondern auch beim Aufbau einer treuen Leserschaft.

Inhalte über verschiedene Kanäle hinweg abstimmen

Dein Blog bildet oft das Herzstück deiner Content-Strategie – doch um deine Inhalte wirklich sichtbar zu machen, solltest du sie auch aktiv auf anderen Kanälen veröffentlichen. Plane deshalb gleich von Anfang an mit, wie und wann du Inhalte in sozialen Medien, Newslettern oder anderen Formaten verbreitest.

Du kannst deinen Inhaltskalender problemlos erweitern, indem du zusätzliche Zeilen oder Spalten für begleitende Inhalte einfügst – etwa für Instagram-Posts, LinkedIn-Beiträge, Pinterest-Grafiken oder E-Mail-Kampagnen. Auch Formate wie Reels, Storys oder Karussells lassen sich vorplanen und an den Veröffentlichungszeitpunkt deines Hauptinhalts anpassen.

Diese integrierte Planung sorgt dafür, dass alle Kanäle miteinander harmonieren, deine Inhalte eine größere Reichweite erzielen und du gleichzeitig effizienter arbeitest.

Platz für kreative Ideen und spontane Inhalte lassen

Auch wenn Planung wichtig ist: Lasse auch Raum für Flexibilität. Vielleicht entwickelt sich ein Thema anders als gedacht oder ein aktuelles Ereignis verlangt nach einem schnellen Beitrag. Nutze deinen Kalender als Leitfaden, nicht als starres System.

Halte außerdem eine Liste mit spontanen Ideen oder Content-Formaten bereit, auf die du zurückgreifen kannst, wenn du mal nicht weißt, was du veröffentlichen sollst.

Ein gut gefüllter Inhaltskalender ist nicht nur ein Plan – er ist deine Content-Strategie in Aktion. Wenn du regelmäßig Inhalte veröffentlichst, die zu deinen Zielen passen und deine Zielgruppe ansprechen, wirst du langfristig erfolgreich sein.

Häufige Fragen zum Inhaltskalender

Zum Schluss beantworten wir noch ein paar Fragen, die dir vielleicht durch den Kopf gehen – oder an die du bisher gar nicht gedacht hast.

Gibt es einen Unterschied zwischen einem Inhaltskalender und einem Redaktionskalender?

Kurz gesagt: Nein. Beide Begriffe werden oft synonym verwendet. Manchmal bezieht sich „Redaktionskalender“ etwas stärker auf klassische Blog- oder Magazin-Inhalte, während „Inhaltskalender“ auch Social Media, Videos oder Newsletter miteinschließt. In der Praxis beschreiben aber beide dasselbe: einen Plan, wann welcher Inhalt wo erscheint.

Ist ein Inhaltskalender dasselbe wie eine Content-Strategie?

Nicht ganz. Ein Inhaltskalender zeigt dir, was du wann veröffentlichst. Eine Content-Strategie geht tiefer: Sie beantwortet Fragen wie für wen du schreibst, warum bestimmte Inhalte wichtig sind, und welche Kanäle du nutzt. Der Kalender ist also ein wichtiges Werkzeug, um deine Strategie umzusetzen – aber er ersetzt sie nicht.

Wie weit im Voraus sollte ich planen?

Hier gibt es keine festen Regeln. Themenideen für drei Monate auf Vorrat zu haben ist eine gute Basis, damit dir nie die Inhalte ausgehen. Wenn du zwei bis sechs Wochen im Voraus schreiben und planen kannst, bist du organisatorisch schon sehr gut aufgestellt.

Aber: Das klappt nicht bei jedem Projekt. Wenn du über aktuelle Themen bloggst – etwa über Sport, Nachrichten oder Events – ist eine langfristige Planung oft gar nicht möglich oder sinnvoll. Denk daran: Nicht jeder Rat passt zu jedem Blog. Also zerbrich dir nicht den Kopf, wenn dir etwas nicht zusagt oder in deinem Fall nicht funktioniert.

Fazit: Ein Inhaltskalender bringt Struktur, Fokus und Erfolg

Ein Inhaltskalender ist mehr als nur ein Planungstool – er ist dein persönlicher Fahrplan für erfolgreichen Content. Er hilft dir, den Überblick zu behalten, regelmäßig zu veröffentlichen, Ideen strategisch umzusetzen und Inhalte zu erstellen, die deine Zielgruppe wirklich interessieren.

Egal ob du gerade erst mit dem Bloggen beginnst oder schon länger Inhalte produzierst: Mit einem gut geführten Kalender sparst du Zeit, arbeitest strukturierter und machst dir das Leben als Content Creator deutlich leichter.

Bist du bereit, loszulegen? Dann lade dir gleich unsere kostenlose Inhaltskalender-Vorlage herunter und beginne mit dem Planen:

Du hast noch kein Blog? Kein Problem – mit WordPress.com bist du in wenigen Minuten startklar:

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