10 errores habituales que cometen las agencias de marketing (y cómo evitarlos)

Este post está dedicado a todas esas agencias de marketing que cada día se levantan con ganas de crecer; a aquellas que celebran con entusiasmo cada nuevo cliente que llega, pero también a las que han sentido ese inevitable bajón cuando algo no sale como esperaban.

Porque gestionar una agencia tiene mucho de montaña rusa: emociones intensas, desafíos constantes y, sí, también algún que otro susto.

Precisamente de eso vamos a hablar hoy: de giros inesperados, sobresaltos y errores más comunes que se cometen en las agencias de marketing.

Es cierto que de los errores se aprende, pero si puedes aprender de los fallos que ya han cometido otros y ahorrarte más de un dolor de cabeza, ¿por qué no aprovecharlo?

Sigue leyendo y si algo te resulta familiar… Hoy es el primer día para ponerle remedio. 

1. Red flags: señales claras de que algo no marcha bien en tu agencia
2. Error 1: priorizar ingresos y no rentabilidad 
3. Error 2: precios demasiado bajos
4. Error 3: elegir mal a tus clientes
5. Error 4: malacostumbrar al cliente
6. Error 5: propuesta de valor débil o falsas promesas
7. Error 6: mala comunicación con los clientes 
8. Error 7: no tener una metodología y herramientas para la gestión de proyectos
9. Error 8: no invertir en recursos clave: ahorrar hoy puede salir caro mañana
10. Error 9: no cuidar de tu equipo
11. Error 10: descuidar tu propia estrategia de marketing

Red flags: señales claras de que algo no marcha bien en tu agencia

Hay señales que no engañan. Detalles sutiles, pequeñas alarmas… ¿Lo hueles? Es ese ligero aroma a chamusquina, esa sensación incómoda de que algo podría complicarse.

Si gestionas una agencia de marketing, identificar rápido estas “banderas rojas” es clave para reaccionar antes de que se conviertan en problemas mayores.

• Alta rotación del personal: tu equipo parece una puerta giratoria; entran y salen personas constantemente y nadie se queda mucho tiempo contigo.
• Clientes tóxicos que agotan tu energía: esos clientes que, lejos de aportar, consumen tu tiempo y ánimo. Sabes perfectamente quiénes son.
• Clientes grandes, pero poco rentables: marcas atractivas que prometen mucho, pero al final generan más trabajo que beneficio real.
• Dependencia peligrosa de unos pocos clientes: si tu negocio depende demasiado de pocos clientes, estás asumiendo un riesgo enorme.
• Quejas frecuentes y clientes insatisfechos: críticas constantes, proyectos mal explicados o expectativas no cumplidas. Algo falla en tu comunicación o en tu servicio.
• Facturación alta, beneficio… No tanto: facturas mucho, pero a fin de mes no tienes claro cuánto estás ganando realmente. Trabajas mucho y ganas poco.
• Improvisación constante y horas extra habituales: cada día es un maratón apagando incendios. Si reaccionas más de lo que planificas, necesitas organizarte.
• Falta de procesos y metodología: tareas repetidas desde cero, trabajo que se acumula y errores frecuentes por falta de organización interna. Malgastas talento, tiempo y dinero. 
• Resistencia a invertir en herramientas útiles: sabes que hay recursos que mejorarían tu trabajo, pero sigues sin apostar por ellos. 

¿Te has visto reflejado en alguno de estos puntos? Pues a continuación les pondremos solución. 

Error 1: priorizar ingresos y no rentabilidad 

¿Te ha pasado alguna vez que tu agencia factura mucho, pero a final de mes los números no cuadran? 

Muchas agencias caen en la trampa de pensar que más ingresos equivalen automáticamente a más éxito. Pero cuidado: una alta facturación no garantiza que estés ganando dinero.

El problema viene cuando no ahondas en detalle los recursos, las horas reales invertidas y el esfuerzo de tu equipo en cada proyecto. 

Tiempo, personal y costes: factores clave que condicionan tu rentabilidad real

A menudo las agencias se dejan llevar por proyectos que parecen atractivos a primera vista; sin embargo, olvidan revisar aspectos críticos como:

• Costes fijos: salarios del equipo, alquiler de oficinas, licencias de software, etc.
• Costes variables: horas extra, recursos adicionales, subcontrataciones puntuales,etc.
• Tiempo y recursos invertidos: esfuerzo real que cada proyecto requiere de tu equipo.
• Margen real por cliente: ingreso real menos todos estos costes y recursos invertidos.

Si no analizas esto bien, puedes encontrarte con proyectos aparentemente atractivos que en realidad están perjudicando tu rentabilidad.

¿Qué puedes hacer para evitarlo?

• Revisa con frecuencia tus costes: clasifica con precisión costes fijos (salarios, oficinas, licencias) y variables (subcontrataciones, horas extra).
• Controla el tiempo invertido en cada proyecto: utiliza herramientas como Monday.com, Toggl o Harvest para medir con precisión el esfuerzo real que dedicas a cada proyecto.
• Calcula el margen real con regularidad: resta todos los costes (fijos, variables y operativos) del ingreso que recibes de cada cliente para tener una visión clara de tu rentabilidad real.
• Revisa tu cartera de clientes: detecta cuáles son realmente rentables y cuáles están afectando a tu negocio de forma negativa.

Facturar más es importante, pero mucho más lo es asegurarte de que cada proyecto te aporta un beneficio económico real, proporcional al esfuerzo y costes invertidos. 

Error 2: precios demasiado bajos

Muchas agencias fijan precios bajos por miedo a perder clientes o por intentar competir únicamente en coste.

Aunque parece una estrategia atractiva en el corto plazo, con el tiempo esto afecta a tu rentabilidad, la calidad del servicio y la motivación de tu equipo.

Si cobras poco, inevitablemente tendrás que aceptar más clientes para compensar, saturando a tu equipo, reduciendo la calidad de los proyectos y dañando tu reputación.

Además, tener tarifas bajas generan una percepción negativa, y hacen que tus clientes duden de tu calidad y profesionalidad.

¿Cómo evitar este error?

• Calcula el valor real de tu trabajo: considera el tiempo real, los recursos invertidos, y el expertise que aportas a cada proyecto. No te infravalores.
• Analiza y ajusta tarifas de forma periódica: evalúa tus precios en función de los resultados que entregas, tu experiencia y la rentabilidad real por cliente.
• No compitas solo por precio: destaca tu propuesta de valor, la calidad de tu servicio y tu factor de diferenciación.
• Especifica qué incluye tu tarifa: en tus contratos detalla qué cubre tu presupuesto y qué servicios adicionales tienen costes extra.
• Busca clientes que valoren tu trabajo: enfócate en atraer a un buyer que entienda y aprecie el valor que les brindas. La rentabilidad a largo plazo depende de clientes que valoran tu know-how.

Valora tu trabajo, cobra lo que mereces y construye relaciones duraderas basadas en calidad y respeto mutuo.

Error 3: elegir mal a tus clientes

Abrimos el melón de los clientes… o mejor dicho: el melón de los clientes melones. Esos que desde fuera parecen atractivos y jugosos, pero al abrirlos resultan ser más complicados de lo que esperabas.

La elección de clientes es una de las decisiones más importantes que tomarás al frente de tu agencia de marketing. 

Aceptar demasiados proyectos a la vez, trabajar con clientes que no encajan con tus valores o colaborar con aquellos que simplemente agotan tu energía, te puede poner en situaciones complicadas de gestionar.

Existen (al menos) tres situaciones habituales relacionadas con una mala elección de clientes:

Morir de éxito: cuando dices sí a todo

Cuando tu agencia despega y los clientes empiezan a llegar, es normal querer aprovechar cada oportunidad. 

Sin embargo, aceptar demasiados proyectos sin considerar la capacidad real de tu equipo desemboca en saturación y estrés.

Es lo que llamamos “morir de éxito”: quieres crecer, pero al hacerlo sin control, el crecimiento termina siendo caótico y contraproducente.

Falta de feeling con los clientes

No todos los clientes, por muy rentables que sean, son adecuados para tu agencia.

Si no compartes valores, estilo de trabajo o visión con un cliente, la relación se vuelve complicada rápidamente. 

Trabajar con clientes incompatibles es insostenible y, al final, afectará a tu desempeño.

Clientes tóxicos

Son aquellos clientes que, lejos de aportar valor a tu agencia, consumen tiempo, energía y motivación de tu equipo. 

Se caracterizan por exigencias desmedidas, peticiones fuera de contrato, quejas continuas o falta de respeto hacia tu trabajo. 

Este tipo de cliente deteriora el clima laboral y la productividad, generando frustración generalizada.

¿Qué puedes hacer para no caer en estos errores?

• Evalúa con honestidad tu capacidad real: antes de aceptar nuevos proyectos, analiza si tienes el tiempo, los recursos y el equipo necesarios para mantener la calidad que prometes. 
• Define procesos claros desde el principio: establece procedimientos internos, roles definidos y responsabilidades para evitar desorganización y saturación.
• Aprende a decir NO: rechaza clientes o proyectos que no se alineen con tus valores, estilo o capacidad operativa actual. Decir «no» es una decisión estratégica para crecer de manera saludable y sostenible.
• No malacostumbres a los clientes: establece límites claros desde el principio. La relación debe basarse en condiciones justas para ambas partes, sin abusos ni excepciones permanentes.

La regla de las 3 F: Fun, Fame & Fortune

Existe una regla sencilla y poderosa para decidir qué clientes o proyectos aceptar: la regla de las 3 F (Fun, Fame & Fortune).

El planteamiento es muy simple: antes de decir «SÍ», verifica que el proyecto cumpla al menos dos de estas tres condiciones:

Fun (diversión)

Es un proyecto que sabes que vais a disfrutar.

Cuando hay motivación, todo fluye mejor y la calidad del resultado supera las expectativas. Y es que trabajar con ilusión marca la diferencia.

Fame (prestigio)

El cliente o proyecto os aporta prestigio, reconocimiento o visibilidad.

Trabajar con marcas destacadas o afrontar proyectos desafiantes mejora tu reputación, posiciona tu agencia y te abre nuevas puertas en el mercado.

Fortune (rentabilidad)

El proyecto también debe ser rentable.

Para que tu agencia sea sostenible, asegúrate siempre de que los números cuadren y que el esfuerzo se vea reflejado en beneficio económico.

Recuerda la regla de oro: para aceptar un proyecto, al menos dos de estas tres F deben cumplirse.

Si un proyecto cumple solo una o ninguna de estas condiciones, será mejor que te lo pienses dos veces antes de aceptarlo.

Error 4: malacostumbrar al cliente

Quieres hacer las cosas bien, que tus clientes estén satisfechos.

Es entonces, cuando caes en la trampa de aceptar peticiones fuera de horario, llamadas a horas intempestivas o solicitudes constantes que no están cubiertas por el presupuesto inicial. Y lo que era en favor, se convierte en norma. 

Hacer favores de forma puntual está bien, pero cuando se convierte en una obligación, empiezas a generar dinámicas negativas: tu equipo termina agotado, la rentabilidad se desploma y las relaciones con los clientes se vuelven tensas e insostenibles. 

Lo que empezó como una buena intención, termina siendo un problema serio.

¿Queremos clientes satisfechos? SÍ. ¿Queremos clientes tiranos? NO. 

¿Qué puedes hacer para evitarlo?

• Establece límites claros desde el principio: especifica en tus contratos horarios de trabajo, canales de comunicación y tiempos de respuesta estándar. Deja constancia por escrito de lo que incluye y no incluye el presupuesto y que lo que no esté contemplado se presupuestará aparte.
• Comunica con transparencia las excepciones: si realizas un favor o tarea adicional excepcional, aclara que es un caso puntual, no una nueva norma. Así, también valorará tu esfuerzo. 
• Educa al cliente: explícale cómo funciona tu agencia desde el inicio, destacando que los límites están ahí para garantizar la calidad y eficiencia del trabajo que reciben tanto él, como el resto de clientes.
• Aprende a decir NO de manera amable y profesional: cuando un cliente solicite algo fuera de contrato, explícale con asertividad las razones por las que no es posible, ofrece alternativas presupuestadas o planes adicionales.

Malacostumbrar al cliente no es sinónimo de buena atención.

Poner límites claros es cuidar de tu agencia, respetar el tiempo de tu equipo y mantener una relación profesional sana con tus clientes. 

Error 5: propuesta de valor débil o falsas promesas

Es tentador ofrecer promesas impactantes para captar la atención del cliente: “te ponemos primero en Google en una semana”, o “multiplicamos tus ventas al instante”. Pero ojo: una propuesta exagerada o poco clara puede jugar en tu contra.

Si prometes demasiado o no aclaras bien lo que puedes hacer realmente, corres el riesgo de decepcionar al cliente y perder su confianza rápidamente.

 Y una vez perdida, recuperarla será muy complicado.

¿Cómo evitar este error?

• Define tu propuesta de valor: comunica con transparencia qué es exactamente lo que ofrece y qué te diferencia.
• Comunica de forma honesta y transparente: es mejor prometer menos y sorprender positivamente a tu cliente, que prometer más y decepcionarlo.
• Demuestra tus resultados con datos reales: utiliza casos de éxito, testimonios y estadísticas para reforzar tu propuesta de valor sin caer en exageraciones.
• Forma a tu equipo en ventas realistas y transparentes: que todos los colaboradores tengan claro qué pueden prometer y cómo comunicarlo adecuadamente.

Promete lo justo, y cumple lo que prometes. Así, sin más.

Error 6: mala comunicación con los clientes 

Has captado a tu cliente ideal. No es tóxico, hay buena sintonía, te apasiona su proyecto… Pero, de pronto, algo empieza a torcerse…

Muchas agencias tropiezan en algo básico, pero decisivo: la comunicación. 

Si tardas demasiado en responder, envías mensajes poco claros, entregas informes confusos o las reuniones pierden eficacia, tu relación con los clientes se desgasta y la confianza se erosiona.

¿Cómo evitar este tropiezo?

• Redacta contratos con alcance definido: desde el principio, deja por escrito qué incluye y qué no incluye el servicio. Así estableces límites y evitas malentendidos posteriores.
• Aclara cuáles son vuestros tiempos de respuesta y plazos de entrega para evitar frustraciones y crear un ambiente previsible y profesional.
• Define los canales de comunicación: determina por qué medios os comunicaréis (email, Slack, WhatsApp, teléfono) y explica las reglas del juego.
• Comunicación proactiva: anticípate siempre a las dudas. Mantén informados a tus clientes sobre los avances y desafíos del proyecto antes de que tengan que preguntar.
• Haz un onboarding: ya conoces los procesos clave en la gestión de clientes y sabes dónde surgen las dificultades más frecuentes. Documenta estos puntos críticos, diseña tu propio onboarding y guíale paso a paso desde el principio. Tu cliente percibirá que lo tienes todo bajo control, se sentirá más cómodo, al mismo tiempo que evitas malentendidos.
• Reportes periódicos: lo que no se mide, no existe para el cliente. Entrega informes claros y regulares de tu actividad. Muestra el trabajo realizado y los resultados obtenidos para que el cliente valore y entienda mejor el esfuerzo invertido.
• Explica y contextualiza los resultados: no te limites a mostrar datos, también explica qué significan y cómo afectan los objetivos de tu cliente.
• Comparte insights y oportunidades de mejora: en cada informe que presentes, plantea próximos pasos para que el cliente vea claro el recorrido de su marca y lo que va a conseguir con tu trabajo. Es una forma de trabajar la retención y su satisfacción.
• Capacita a tu equipo: forma a tus colaboradores en habilidades comunicativas, donde prime la honestidad, la profesionalidad y la empatía. 

Una comunicación clara, directa y transparente es clave para mantener relaciones largas y rentables con tus clientes. 

Error 7: no tener una metodología y herramientas para la gestión de proyectos

Muchas agencias arrancan improvisando. Esto funciona al principio, pero a medida que llegan más clientes y proyectos, se vuelve insostenible. 

Sin una metodología clara y herramientas adecuadas, aparecen errores repetidos, tareas que se solapan, plazos que no se cumplen y presupuestos que se descontrolan.

El equipo termina agotado, estresado, la calidad baja y los beneficios disminuyen.

¿Qué puedes hacer para evitar este error?

• Mapea tus procesos clave: identifica qué tareas o proyectos te generan más problemas o cuellos de botella y documenta exactamente cómo deberían realizarse.
• Establece procesos claros: determina cómo gestionar cada proyecto desde el inicio hasta el cierre.
• Invierte en herramientas adecuadas: implementa algún software de gestión de proyectos que te permita automatizar tareas, controlar tiempos y mejorar la coordinación interna (como Notion, Asana, Trello o similares).
• Forma y capacita a tu equipo: asegúrate de que todos conocen y siguen los procesos establecidos.

Error 8: no invertir en recursos clave: ahorrar hoy puede salir caro mañana

Quizá creas que evitar ciertos gastos es la mejor manera de cuidar tu presupuesto, pero en realidad te estás poniendo obstáculos. 

Cuando no inviertes en herramientas clave, aparecen problemas técnicos recurrentes, tareas repetitivas que consumen tu tiempo y procesos internos ineficaces.

Por ejemplo, contratar un hosting web de baja calidad puede provocar caídas frecuentes en las webs de tus clientes, generar insatisfacción y dañar tu reputación. 

Del mismo modo, ignorar herramientas como la automatización o la inteligencia artificial (ChatGPT, por ejemplo), te lleva a desperdiciar horas valiosas en tareas rutinarias que podrías resolver en cuestión de minutos.

Piensa: ¿cuánto vale tu tiempo y cuánto podrías ganar optimizando tus procesos?

¿Qué recursos clave no deberías evitar?

Estos son algunos de los recursos estratégicos en los que deberías invertir para impulsar tu agencia. 

• Un hosting especializado para agencias: un servicio potente, fiable, escalable y con soporte experto (como el que ofrecemos en WordPress.com para agencias, por cierto).
• Automatizaciones e integraciones: herramientas como Make o Zapier optimizan tu trabajo interno, simplifican procesos y eliminan tareas repetitivas para que tu agencia se concentre en lo que de verdad genera negocio. 
• Plataformas de gestión (CRM y Project Management): softwares profesionales que faciliten la organización del trabajo y mejoren la comunicación interna y el control del flujo de tareas.
• Seguridad digital: invertir en soluciones avanzadas de seguridad (antivirus, backups automáticos, soporte técnico especializado) previene problemas serios y protege a tu agencia frente a riesgos inesperados y posibles pérdidas de datos críticos.

En ocasiones, ahorrar en ciertos recursos te puede salir muy caro. 

La otra cara de la moneda: desaprovechar oportunidades disponibles

Además, existe otro aspecto menos evidente, pero también desafortunado: no aprovechar oportunidades valiosas que están al alcance de tu agencia. 

Por ejemplo, existen programas específicos para agencias como Automattic para Agencias, que ofrecen descuentos exclusivos y comisiones de afiliado. También cuentan con soporte técnico adaptado a las necesidades específicas de agencias digitales.

Pero hay más oportunidades disponibles, como ayudas de organismos públicos, formación especializada para mejorar las competencias de tu equipo, o eventos de networking que facilitan colaboraciones estratégicas y nuevos negocios.

Aprovechar estas sinergias no solo te ayudará a reducir costes, también fortalecerá tu rentabilidad, la calidad de tu servicio y las oportunidades de crecimiento.

Error 9: no cuidar de tu equipo

Tu agencia no es solo la imagen que proyectas hacia fuera; es lo que construyes desde dentro.

Si no cuidas de tu gente, sufrirás rotación de personal, pérdida de talento y dificultades para captar nuevos perfiles. Además, un equipo desmotivado no da lo mejor de sí.

Por eso, construir tu marca desde dentro (employee branding) no es un detalle menor, es una estrategia vital.

Cuida a tu equipo, motívalo y haz que se sienta valorado. Un equipo satisfecho es más productivo, se queda e implica contigo y se convierte en el mejor embajador de tu agencia.

¿Cómo evitar este error?

• Escucha activamente a tu equipo: pregúntales regularmente cómo se sienten y qué necesitan para trabajar mejor.
• Invierte en formación y desarrollo profesional: facilita que tu equipo crezca profesionalmente ofreciéndoles oportunidades de promoción.
• Reconoce y valora su esfuerzo: celebra logros, reconoce su trabajo, agradece y comunica cómo contribuyen al éxito de la agencia.
• Genera un ambiente saludable y positivo: fomenta el respeto, la colaboración, la comunicación y un equilibrio adecuado entre vida personal y laboral.

Tu agencia es tan fuerte como lo sea tu equipo. Invierte en cuidar, motivar y valorar a quienes te ayudan a construir tu marca. 

Error 10: descuidar tu propia estrategia de marketing

En casa del herrero, cuchillo de palo. 

Muchas agencias caen en la paradoja de volcarse en la estrategia de sus clientes, pero descuidar la propia. Dejan su web abandonada, las redes sociales inactivas y confían únicamente en el boca a boca.

Además de la imagen que proyectas si descuidas tus activos digitales, depender solo de recomendaciones personales es peligroso. 

Sin una estrategia y una visión a largo plazo, pierdes oportunidades, la captación de clientes se vuelve impredecible, y tu crecimiento queda en manos del azar.

¿Qué puedes hacer para evitarlo?

• Diseña tu propia estrategia comercial: usa distintos canales (digitales y offline) para generar un flujo recurrente de leads.
• Publica contenido propio de calidad: mantén tu web, blog y redes sociales actualizados con contenido útil que refleje el valor que aportas.
• Invierte en publicidad digital (PPC): usa campañas pagadas para obtener visibilidad inmediata, controlada y predecible.
• Apóyate en herramientas (CRM): plataformas para medir, gestionar y optimizar tus acciones comerciales.

Tu agencia merece la misma atención, dedicación y planificación estratégica que ofreces a tus clientes. Trata a tu agencia como si fuera tu mejor cliente. 

En casa del herrero, cuchillo de acero.

Conclusión

Si alguna de estas alarmas te ha resonado, hoy es el primer día para ponerle solución. 

Gestionar una agencia de marketing es una aventura apasionante, llena de retos y aprendizajes. Sí, tendrás tropiezos, pero con cada obstáculo que superes, te llevarás grandes aprendizajes, experiencias y cada vez te impresionarán menos estos vaivenes.

Porque en esta montaña rusa, lo importante no es evitar todas las subidas y bajadas, sino aprender a sortearlas y disfrutarlas.