¿Qué es un briefing y cómo hacer uno paso a paso? Guía práctica para trabajar mejor con tus clientes 

¿Has jugado alguna vez al teléfono escacharrado?

Alguien susurra un mensaje; este pasa de una persona a otra… y, al final, llega al último participante, algo que nada tiene que ver con el original. Te echas unas risas. Pero cuando hablamos de tu dinero, de tu tiempo y de tus proyectos, que el mensaje se distorsione ya no tiene tanta gracia. El briefing será tu salvavidas.

Por eso, cada vez que te enfrentes a un proyecto, merece la pena que hagas un alto en el camino para redactar y consensuar este documento con tu cliente.  

¿Qué imprevistos o cambios surgirán durante el desarrollo del proyecto? Probablemente sí. Sin embargo, con un buen brief tienes un mapa de ruta que te ahorrará más de un susto y muchos malentendidos. 

En este artículo vas a ver qué es un briefing, para qué sirve y cómo prepararlo paso a paso para que la gestión de tus proyectos fluya como la seda.

1. ¿Qué es un briefing o brief?
2. ¿Para qué sirve un briefing?
3. Tipos de briefing: dime qué tienes entre manos y te diré qué brief necesitas
4. Estructura ideal de un briefing: checklist de elementos clave
5. Errores comunes al elaborar un briefing (y cómo evitarlos)
6. ¿Cómo crear un briefing en cinco pasos?
7. Ejemplo práctico de briefing
8. Preguntas frecuentes sobre el briefing

¿Qué es un briefing o brief?

Un briefing, o brief, es un documento que reúne y organiza la información necesaria para poner en marcha un proyecto, de modo que todas las personas implicadas partan de la misma base.

En este documento de encargo dejas por escrito qué quieres lograr, cómo lo vas a hacer y bajo qué condiciones. Así evitas trabajar a ciegas o basarte en suposiciones que suelen acabar mal.

Su papel es servir de referencia desde el inicio, para que todas las personas implicadas tengan la misma visión del proyecto y sepan qué se espera en cada fase.

Da igual si trabajas en diseño, marketing, contenidos o desarrollo web: el brief funciona como el punto de apoyo sobre el que se toman decisiones y se avanza sin tener que reinterpretar el proyecto a cada paso.

El objetivo del brief es alinear las expectativas entre todas las partes involucradas y servir de referencia durante la planificación y ejecución del proyecto.

Diferencia entre briefing y resumen ejecutivo

Aunque a veces se usan como si fueran lo mismo, estos conceptos cumplen funciones distintas dentro de un proyecto. 

• El briefing es el punto de partida. Recoge la información necesaria para entender el encargo antes de empezar a trabajar: objetivos, contexto, público, alcance, plazos y condicionantes.

Su función es ordenar la información y dejar claro qué se quiere hacer. No propone soluciones ni define cómo se va a ejecutar el proyecto en detalle. Sirve para alinear expectativas y sentar las bases del trabajo.

• El resumen ejecutivo es una síntesis. Condensa la información clave de un proyecto ya definido para que pueda entenderse de un vistazo.

Suele utilizarse en documentos más amplios, presentaciones o propuestas, y está pensado para personas que necesitan una visión rápida (ejecutivos, altos cargos…) sin entrar en todos los detalles.

Resume el qué, el porqué y el para qué, pero no baja al detalle operativo.

¿Para qué sirve un briefing?

El brief sirve para proteger tu trabajo y tu salud mental. Actúa como un contrato moral y estratégico que evita el clásico «yo pensaba que…» o «me refería a otra cosa».

Actúa como una síntesis ordenada y estratégica de toda la información necesaria para poner en marcha un proyecto de marketing, diseño o comunicación sin depender de interpretaciones personales, recuerdos imprecisos o conversaciones a medias.

Desde un punto de vista práctico, este documento te ayuda a:

1. Alinear expectativas con tu cliente

Deja por escrito qué se va a hacer y hasta dónde llega el encargo, lo que reduce suposiciones y evita contratiempos.

2. Trabajar con un marco definido

Tener objetivos, requisitos y límites por escrito facilita la toma de decisiones y aporta coherencia a todo el proceso.

3. Ahorrar tiempo en correcciones y revisiones

Cuando el punto de partida está bien planteado, el proyecto avanza con menos cambios improvisados y menos pasos atrás.

Menos correcciones, menos vueltas y menos «hazlo otra vez».

4. Evitar malentendidos entre las personas implicadas

Si participan varias personas o equipos, el resumen funciona como referencia compartida a la que acudir cuando surgen dudas.

5. Apoyarte durante todo el desarrollo del proyecto

No es un documento que se redacta y se olvida. Se consulta, se revisa y ayuda a comprobar si lo que se está haciendo sigue encajando con lo acordado al inicio.

El briefing facilita la gestión del proyecto y hace que el trabajo fluya de forma ordenada y sin fricción.

Tipos de briefing: dime qué tienes entre manos y te diré qué brief necesitas

No todos los proyectos necesitan el mismo tipo de briefing. 

El contenido y el enfoque cambian según el trabajo que vayas a desarrollar y el contexto en el que te muevas.

Briefing de marketing

Se utiliza para definir acciones y estrategias de marketing.

Suele centrarse en los objetivos de negocio, el público al que se quiere llegar, el posicionamiento de la marca y los canales que se van a trabajar.

Es común en campañas, lanzamientos de producto o planes de marketing más amplios, donde se necesita una visión general antes de pasar a la ejecución.

Brief publicitario

Está orientado a campañas de publicidad concretas. Aquí el foco se pone en el mensaje, el concepto de la campaña, los medios donde se va a difundir y los resultados que se esperan obtener.

Es el tipo de documento que suele entregar el cliente a una agencia cuando quiere lanzar una campaña en redes, medios digitales, prensa u otros soportes.

Briefing creativo

Recoge las pautas que guían la parte creativa del proyecto. Define el tono, el estilo, el enfoque del mensaje y las referencias visuales o narrativas que deben tenerse en cuenta.

Es habitual en proyectos de branding, diseño gráfico o campañas donde es importante mantener coherencia entre todas las piezas.

Briefing de diseño

Se centra en proyectos de diseño gráfico o digital: identidad visual, diseño web, packaging, piezas gráficas o interfaces.

Incluye aspectos como el objetivo del diseño, el uso que se le va a dar, los formatos necesarios, las limitaciones técnicas y las pautas visuales que deben respetarse.

Brief de contenidos

Se utiliza cuando el encargo gira en torno a textos, blogs, redes sociales, newsletters o contenidos SEO.

Aquí se detallan el tipo de contenido, el público, el tono, los temas a tratar y los objetivos de cada pieza.

Resulta especialmente útil cuando se trabaja con varios formatos o con planificación a medio y largo plazo.

Briefing de negocio

Tiene un enfoque más estratégico. Recoge información sobre la empresa, su contexto, sus objetivos generales y las prioridades del proyecto desde una perspectiva más amplia.

Suele utilizarse en proyectos de consultoría, estrategia o cuando el trabajo afecta a varias áreas del negocio.

Estructura ideal de un briefing: checklist de elementos clave

No hace falta complicarse demasiado para que un brief sea útil. Tan solo tienes que recoger algunos elementos básicos que no dejen lugar a dudas sobre el proyecto.

1. Antecedentes o contexto

Todo encargo necesita un mínimo de contexto. Comienza con una breve descripción de la empresa, marca o proyecto. Aquí se resume quién es el cliente (su sector, historia relevante) y qué necesita.

Sirve para situar al equipo en el contexto general y comprender la personalidad de la marca. Cuando ya es un cliente conocido, este apartado puede obviarse o limitarse a información nueva.

2. Objetivos del proyecto

Es la sección más importante. ¿Qué quieres conseguir con este proyecto?

Pueden ser objetivos de negocio, de visibilidad, de captación o de posicionamiento… Lo que sea. El caso es que esté bien concretado. 

Los objetivos deben ser específicos y medibles, por ejemplo: “incrementar un 20 % las ventas online en 6 meses” o “lograr 1000 registros de leads en la campaña”. 

Para curarte en salud, utiliza la fórmula SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con límite de tiempo. Así te aseguras de que sean entendibles y evaluables.

3. Público

¿A quién va dirigido el proyecto?

Define a tu audiencia de forma práctica: a quién vas a hablar, qué necesita y qué esperas de ella. Si tienes trabajados a tu buyer o buyer personas, es el momento de utilizarlos. 

4. Alcance del encargo

Qué incluye el proyecto y qué queda fuera: entregables, número de piezas, revisiones previstas o tareas que no forman parte del encargo.

Este apartado es clave para evitar malentendidos y ajustar expectativas desde el inicio.

5. Requisitos y condicionantes

Todo aquello que debe tenerse en cuenta durante el desarrollo del proyecto: pautas de marca, aspectos técnicos, formatos obligatorios, canales concretos o limitaciones que no se pueden ignorar.

6. Cronograma

Marca las fechas relevantes del proyecto y el plazo de ejecución: inicio, entregas intermedias y cierre. 

Aunque luego se ajusten, contar con una referencia ayuda a organizar el trabajo y priorizar tareas.

También puede reflejarse la relación de tareas a realizar con sus respectivos responsables.

7. Presupuesto

Si el presupuesto está definido, conviene incluirlo. No para condicionar el planteamiento, sino para ajustar el alcance y proponer soluciones acordes al encargo.

8. Referencias

Puedes incluir ejemplos que ayuden a entender expectativas, estilo o nivel de profundidad: proyectos anteriores, referencias de la competencia o simplemente ejemplos que le gusten al cliente.

Errores comunes al elaborar un briefing (y cómo evitarlos)

La mayoría de los errores que se cometen al elaborar un brief no tienen que ver con la forma, sino con lo que se deja fuera o se da por supuesto.  

Estos son los fallos más habituales: 

1. Objetivos vagos o indefinidos

Es el fallo número uno. Si el documento no deja claro qué se quiere lograr, el proyecto estará cojo. 

Expresiones como «ganar visibilidad» o «mejorar la marca» suenan poéticas, pero no sirven para trabajar.

Baja a tierra tus objetivos o el esfuerzo se dispersará.

2. Dar cosas por sabidas

A veces damos por hecho que la otra parte entiende el contexto, la marca o el alcance del encargo. Y ahí empiezan los problemas.

Lo que para tu cliente es evidente, para ti puede no serlo. Y al revés. 

Por eso, lo mejor es dejar por escrito incluso aquello que parece obvio. Ten por seguro que os ahorrará a ti y a tu cliente explicaciones y malentendidos innecesarios.

3. No definir el alcance del trabajo

Este es el enemigo silencioso. Empiezas cambiando un grifo y acabas reformando la cocina entera porque «ya que estamos…».

Si no dejas claro qué entra y qué queda fuera del proyecto, vas a caminar continuamente por arenas movedizas.

A menudo aparecen tareas extra, revisiones no previstas o entregables que nadie había mencionado. O es solo “una cosita de nada”, después un “solo será un momento”…

Y, entonces, llega lo que se conoce como la corrupción del alcance. Ya solo pronunciarlo impresiona, ¿verdad?

La corrupción del alcance (scope creep o síndrome del lavadero)

Este error suele aparecer incluso cuando el alcance del proyecto está aparentemente bien definido.

Empieza de forma inocente: una pequeña petición extra, un ajuste rápido, algo que “no cuesta nada”. Después llega otra cosa más. Y otra. Sin darte cuenta, el proyecto ya no se parece en nada a lo pactado y tu rentabilidad se ha ido por el desagüe.

A esto se le conoce como corrupción del alcance o scope creep. También puedes llamarlo síndrome del lavadero: vas a hacer una cosa concreta y acabas metido en varias más porque, total, “ya estás ahí”.

El problema no es que el proyecto evolucione. Eso es normal. El conflicto aparece cuando esos cambios no se revisan, no se valoran y no se reflejan ni en el tiempo ni en el presupuesto. 

Ahí empiezan los retrasos, el desgaste y la sensación de que siempre das más de lo acordado. Para evitarlo, conviene que:

• Concretes los entregables y las revisiones incluidas.
• Acuerdes cómo se gestionan los cambios cuando aparecen.
• Dejes constancia por escrito de cualquier ajuste en alcance, plazos o coste.
• Reserves los “extras” para cuando tú decidas hacerlo, no como norma.

Controlar la corrupción del alcance no va de ser inflexible, sino de proteger tu trabajo y mantener el proyecto dentro de unos límites asumibles para ambas partes.

4. Exceso de información irrelevante

Otro error frecuente es convertir el documento en un texto interminable, lleno de datos que no aportan nada al desarrollo del trabajo.

Cuanta más información innecesaria incluya, más confuso será el resumen y, entonces, dejará de cumplir su función. Lo importante se pierde entre tanta “paja”.

5. No revisarlo con el cliente

Redactar el brief y darlo por válido sin contrastarlo con el cliente es un deporte de riesgo. Aunque piensas que todo está claro, es habitual que existan matices o expectativas no alineadas.

Repasadlo juntos para detectar vacíos, ajustar expectativas y aseguraros de que ambas partes estáis en el mismo punto antes de empezar.

La revisión colaborativa y el contrabriefing son tus aliados para alinear expectativas.

Por ejemplo, puede ocurrir que tu cliente te pase su briefing y tú, al revisarlo, detectes información incompleta o ciertos aspectos estratégicos que debería haber tenido en cuenta al plasmar sus expectativas. 

El contrabriefing consiste en que tú le devuelvas al cliente una versión revisada y ajustada a la realidad del proyecto. No se trata de rehacerlo, sino de darle unos últimos retoques.

En él confirmas cómo has entendido el proyecto, propones ajustes realistas en el alcance o la estrategia y planteas alternativas cuando detectas oportunidades de mejora.

6. Tratarlo como algo cerrado

Este documento no se redacta y se olvida. A lo largo del proyecto pueden surgir cambios, ajustes o nuevas necesidades.

Si no se actualiza a medida que el proyecto evoluciona, pierde utilidad como referencia y deja de cumplir su función.

Por tanto, habrá que irlo revisando y ajustando siempre que sea necesario.

¿Cómo crear un briefing en cinco pasos?

Es probable que seas tú quien guíe al cliente en este proceso o incluso que lo redactes por completo.

Veamos cómo hacerlo paso a paso. 

1. Reúne la información necesaria (kick-off del proyecto)

Todo comienza con la recopilación de información. 

Organiza una reunión inicial con el cliente para hacerle las preguntas adecuadas y entender a fondo sus necesidades (reunión de briefing). 

Debes indagar sobre: objetivos que persigue, detalles del producto/servicio, quién es su cliente ideal, qué problemas quiere resolver, qué le preocupa, etc. 

Es habitual entregar al cliente un documento para que lo complete con calma. En él se recogen las preguntas necesarias para obtener una visión completa del proyecto desde su experiencia, entender mejor su contexto y detectar matices que a veces no salen en una primera conversación.

Pero no te quedes solo en lo que él te dice: investiga también por tu cuenta el sector, analiza a la competencia, antecedentes de proyectos previos y cualquier dato que aporte contexto. 

En esta fase es donde obtienes todo el material bruto con el que rellenarás cada sección del encargo.

2. Aterriza los objetivos con tu cliente

Ya hemos visto que un error habitual es que el cliente no tenga claros sus objetivos. 

Ayúdale a aterrizarlos haciendo preguntas SMART: ¿Qué quieres lograr exactamente? ¿Cómo lo medirás? ¿Es realista con el presupuesto y el plazo? 

Asegúrate de consensuarlos antes de seguir. 

Si detectas expectativas poco realistas, este es el momento de ajustarlas. 

Por ejemplo, si el cliente dice «quiero ser líder nacional«, acota eso a algo medible y alcanzable en el corto plazo. 

Por ejemplo:

Conseguir presencia estable en el top 5 de Google para 3 palabras clave estratégicas en el mercado nacional durante los próximos 6 meses.

3. Organiza la información por secciones lógicas

Con todos los datos recopilados, te toca darle estructura al documento: 

• Divide la información en secciones con los elementos claves del checklist anterior.
• Ordena la información para que se lea fácil: primero lo general (contexto) y luego lo concreto (detalles). 
• Asegúrate de que el documento fluya con naturalidad: por ejemplo, primero presentas el objetivo y luego cómo el producto y el público encajan con ese objetivo. 

Un consejo: utiliza encabezados claros y listas con viñetas para facilitar la lectura, de modo que cualquiera pueda escanear el texto y encontrar la información clave rápidamente.

4. Redacta con claridad, concisión y lenguaje adecuado. 

Al escribir cada sección, adopta un estilo directo y comprensible para todos. 

Recuerda que el documento puede ser leído por personas de distintos perfiles (desde el director de marketing hasta un diseñador o un desarrollador). 

Evita jerga demasiado técnica o interna del cliente; si debes incluirla, explícala. 

Aquí “menos es más”. Mantén el foco en lo que el equipo necesita saber para hacer bien su trabajo.

5. Revisa y valida el documento con todos los involucrados. 

No des por válido el briefing hasta que lo hayas revisado con los implicados. 

Lo ideal es compartir un borrador con el cliente y el equipo interno para recoger comentarios.

Una revisión colaborativa os ayudará a detectar si falta algo, si algo quedó ambiguo o hay errores de interpretación. 

Por ejemplo, es común que el cliente, al leer, detecte que olvidó mencionar algún requisito, o que el equipo tenga dudas que no se responden en el texto. Es mejor aclararlo ahora que en mitad del proyecto. 

Esta iteración final (el contrabriefing) da lugar al documento definitivo. 

Incorpora los cambios consensuados y obtén el visto bueno de todos.

¡Ahora sí, con el brief aprobado en mano, se puede arrancar el proyecto con total confianza!

Ejemplo práctico de briefing

Veamos ahora un ejemplo práctico:

Un cliente te escribe porque quiere mejorar su web para captar más clientes. No te envía un briefing cerrado, solo te deja caer un “necesitamos una web que funcione mejor”.

A partir de ahí, este sería el proceso.

Paso 1. Conversación inicial y recogida de información

Lo primero es hablar con el cliente para entender qué hay detrás de esa petición tan genérica.

En la conversación descubres que tiene una web corporativa desde hace años, pero apenas recibe solicitudes de contacto. La mayoría de sus clientes llegan por recomendaciones y quieren dejar de depender solo de eso.

En esta fase te interesa aclarar cuestiones como:

• ¿Qué problema quiere resolver ahora mismo?
• Qué está fallando en su web actual.
• Qué espera que ocurra cuando alguien entra en la nueva web.
• A quién quiere atraer.
• Qué plazos maneja y qué presupuesto tiene en mente.

Aquí no das soluciones. Lo que buscas es contexto.

Escuchas, preguntas y tomas nota. Este es el kick-off del proyecto: el momento en el que recoges información y empiezas a hacerte una idea del encargo, sin comprometerte todavía con enfoques, plazos cerrados o decisiones técnicas.

En este punto, el briefing empieza a tomar forma.

Paso 2. Definir el objetivo

Ahora es el momento de bajar a tierra lo que te ha contado. 

No vale “quiero más clientes”. Hay que concretarlo en algo medible.

Por ejemplo, podría ser: conseguir al menos 40 solicitudes de presupuesto al mes a través de la web en un plazo de 3 meses.

Aquí confirmas con el cliente que este objetivo le encaja y es realista.

Paso 3. Identificar el público

Estamos ante una fase y una tarea cruciales: definir al buyer persona.

Público: pequeñas empresas y personas autónomas que buscan servicios de diseño web. No son perfiles técnicos y valoran ejemplos claros, precios orientativos y cercanía en el trato.

Definir el público es el primer paso.

A partir de ahí, trabajar el buyer persona implica profundizar en esa descripción y desarrollar la casuística real de ese perfil: cómo toma decisiones, qué dudas tiene, qué le frena, qué espera encontrar en una web y qué tipo de mensajes le generan confianza.

Cuanto más aterrizado esté ese perfil, más fácil te resultará ajustar el tono y los contenidos para conectar con él.

Paso 4. Delimitar el alcance

Este es uno de los pasos más importantes que te evitarán problemas futuros. Con esto te vas a ahorrar unos cuantos “yo pensaba que esto entraba”.

Incluye:

• Estructura de la web (home + servicios + contacto).
• Textos completos.
• Propuesta de llamadas a la acción.
• Dos rondas de cambios.

Queda fuera:

• Diseño visual.
• Programación.
• Mantenimiento.
• Campañas de publicidad.

Todo esto queda por escrito y validado.

Paso 5. Recoger requisitos y condicionantes

Aquí conviene recoger tanto requisitos explícitos del cliente como condicionantes que tú detectas durante las conversaciones.

Algunos ejemplos habituales:

• Pautas de marca

Identidad visual, tono de comunicación, palabras que sí o sí deben aparecer y otras que conviene evitar. Si existe un manual de marca, este es el momento de tenerlo a mano.

• Mantener los colores corporativos actuales.
• Tono cercano y profesional, evitando tecnicismos.
• No usar expresiones como “web prémium” o “solución integral”, porque el cliente las asocia a humo.

• Aspectos legales o normativos

Avisos legales, protección de datos, sector regulado, uso de determinadas expresiones o promesas que no se pueden hacer. Especialmente importante en sectores como salud, finanzas o formación.

• No prometer resultados garantizados.
• Incluir aviso legal, política de privacidad y formulario conforme a RGPD.

• Limitaciones técnicas

CMS con el que se trabaja, plugins obligatorios, integraciones existentes, herramientas que no se pueden cambiar o restricciones del hosting.

• La web se gestiona con WordPress.com
• No se pueden instalar plugins nuevos sin validación previa.
• El formulario debe integrarse con la herramienta de email que ya utilizan.

• Formato y estructura

Número máximo de secciones, longitud aproximada de los textos, tipo de páginas que se van a crear o soportes donde se publicará el contenido.

• Páginas cortas y muy escaneables.
• Máximo cinco campos en los formularios.
• Priorizar ejemplos visuales frente a bloques largos de texto.

• Condicionantes de negocio

Fechas clave que no se pueden mover, recursos internos disponibles o dependencias de terceros.

• El lanzamiento debe coincidir con una campaña comercial ya planificada.
• El cliente no dispone de equipo interno para generar contenido adicional.

• Preferencias del cliente

Aunque no sean estrictamente técnicas, conviene recogerlas: estilo más formal o cercano, enfoques que no quiere repetir o experiencias previas que han salido mal.

• Le gustan webs con testimonios visibles y casos reales.
• No quiere una web “recargada” ni con animaciones excesivas.
• Ha tenido malas experiencias previas con proveedores que hablaban en exceso de técnica.

Paso 6. Plazos

Pones fechas realistas para organizar el trabajo.

Plazos:

• Briefing validado: día 0.
• Primera versión de textos: día 7.
• Revisión cliente: día 10.
• Entrega final: día 14

Paso 7. Presupuesto

Se deja claro desde el principio.

• Presupuesto del proyecto: X € + IVA.
• Plazo y condiciones de pago. 
• Cualquier ampliación de alcance se valora aparte.

Paso 8. Referencias

Ejemplos para alinear expectativas.

Referencias:

• Le gustan webs con estructura clara, testimonios visibles y ejemplos de trabajos. 
• No quiere textos largos ni bloques densos.

Paso 9. Validación y contrabriefing

Con toda esta información, redactas el documento y se lo devuelves al cliente.

De esta forma confirmas:

• Cómo has entendido el encargo.
• Qué incluye exactamente el proyecto.
• Qué se espera del resultado.

El cliente revisa, ajustáis algún matiz y dais el visto bueno definitivo.

Ya tenéis una base común y un documento al que acudir si surgen dudas o aparecen nuevas peticiones. 

Este es un ejemplo resumido. Un brief completo incluiría quizás más detalle en cada sección.

Conclusión

Cuando llevas a cabo un proyecto sin briefing, es fácil que acabes jugando al teléfono roto sin darte cuenta. Lo que se dijo al principio ya no suena igual a mitad del camino, y al final nadie recuerda exactamente cómo empezó todo.

Este documento no es una formalidad, es un parachoques que absorbe los golpes antes de que lleguen a convertirse en problemas. Te ayuda a ordenar ideas, a marcar límites y a que todos los implicados conozcan las bases del proyecto.

El briefing merece la pena y te las ahorra. 😉

Preguntas frecuentes sobre el briefing

¿Quién debe elaborar el briefing, el cliente o la agencia/freelance?

Depende del tipo de cliente y de su experiencia. Cuando hay un departamento de marketing acostumbrado a trabajar con agencias, lo habitual es que el cliente llegue con un documento bastante avanzado.

En muchos otros casos —pymes, negocios pequeños o clientes sin experiencia previa— el peso recae en la agencia o en la persona freelance. Ahí eres tú quien guía el proceso, hace las preguntas adecuadas y convierte una conversación dispersa en un documento estructurado.

Lo que mejor funciona suele ser un enfoque compartido: el cliente aporta información y objetivos, y tú ayudas a ordenarlos, a detectar vacíos y a darles forma. De ese intercambio sale un documento mucho más útil que si lo hiciera solo una de las partes.

¿En qué momento del proyecto se hace el brief?

Antes de empezar a trabajar. Siempre.

El texto forma parte de la fase inicial del proyecto, justo después de las primeras conversaciones y antes de diseñar, escribir, desarrollar o lanzar nada. Es el punto que marca la dirección del trabajo.

Empezar sin este documento suele acabar en rectificaciones, cambios constantes y decisiones que se toman sobre la marcha. Por tanto, primero se define el encargo, luego se ejecuta.

¿Cuál es la extensión ideal de un briefing?

No hay una medida exacta. La longitud depende del proyecto, no de una norma.

Un encargo puede ocupar una sola página o varias, siempre que recoja la información necesaria sin relleno. Si es demasiado corto, estará incompleto. Si es demasiado largo, dejará de ser operativo.

Como referencia, muchos proyectos funcionan bien con documentos de dos o tres páginas. Si empieza a alargarse demasiado, conviene revisar qué información puede ir en anexos y cuál es realmente imprescindible.

¿Brief y briefing significan lo mismo?

Sí. En la práctica se utilizan como sinónimos.

Aunque en inglés brief sería el término más preciso, en el entorno profesional en España se ha generalizado el uso de briefing para referirse a este documento. En Latinoamérica es más habitual hablar de brief a secas.

Aunque, como hemos visto, más allá del nombre, lo importante es su función: recoger por escrito las bases del proyecto.

¿Con qué herramientas puedes hacer un briefing?

No necesitas una herramienta compleja para preparar un briefing efectivo. Dicho eso, estas son las opciones más habituales hoy en día:

• Documentos compartidos (Google Docs, Word, Notion)

Siguen siendo la opción más práctica. Permiten comentar, revisar y validar el documento con el cliente antes de cerrarlo.

• Plantillas propias

Tener una estructura base que adaptes a cada proyecto ahorra tiempo y evita olvidos. Funciona muy bien si repites tipología de encargos.

• Herramientas especializadas en diseño (como Canva)

Encaja cuando quieres presentar el briefing de forma más visual o cuidada, sobre todo en proyectos creativos o cuando lo compartes con perfiles no técnicos.

• Herramientas de gestión de proyectos (Notion, Asana, ClickUp, Trello)

Útiles cuando el briefing forma parte del flujo de trabajo y se consulta durante todo el proyecto. Suele integrarse como documento inicial o checklist.

• ChatGPT y otras herramientas de IA

ChatGPT y otras herramientas de IA generativa pueden ayudarte a preparar preguntas, estructurar el documento o resumir una conversación inicial. También sirven para detectar vacíos de información o mejorar la redacción.

Eso sí: la IA no sustituye la conversación con el cliente. Funciona como apoyo, no como quien toma decisiones por ti.

• PDFs u otros formatos cerrados

Recomendables para la versión final, cuando el documento ya está validado y quieres dejar constancia del acuerdo. Menos útiles durante la fase de revisión.