“Todas as suas reuniões são tão eficazes que você espera ansiosamente por elas?” Nosso CEO, Matt Mullenweg, recentemente nos pediu para refletir sobre essa questão. As reuniões ao vivo têm seu lugar, e há conversas que são melhor feitas em tempo real, seja pessoalmente ou por meio de bate-papo por vídeo. Mas elas podem ser caras em termos de tempo e energia.

Na Automattic, muitas vezes nos perguntam como gerenciamos o trabalho remoto e como evitamos reuniões excessivas e correntes de e-mail internas. Usamos o P2, um produto desenvolvido pelo WordPress.com, para colaborar com colegas em fusos horários diferentes. Minha equipe, por exemplo, mora em todos os lugares, das Filipinas à Romênia – há muito pouco tempo para nos encontrarmos ao vivo. O P2 é uma plataforma para debatermos ideias, compartilharmos atualizações de projetos e nos comunicarmos de forma assíncrona. É um lugar onde todos começamos nossos dias de trabalho, não importa onde estejamos no mundo, e nos atualizamos sobre o que estamos trabalhando, quais tarefas precisam ser feitas e quais decisões precisam ser tomadas. Pense nisso como um diário interno. Um quadro de avisos. Um bebedouro virtual.

Para mim, é como ler as notícias da manhã. O P2 pode funcionar para diferentes tipos de equipes ou grupos — pessoas que trabalham juntas em uma empresa distribuída, uma sala de aula virtual ou cohort de workshop, um negócio online interagindo com clientes ou parceiros e muito mais. Quer saber como o P2 pode otimizar seu trabalho, promover a colaboração assíncrona e eliminar reuniões desnecessárias? Aqui estão 10 maneiras:

1. Ofereça cursos que os participantes possam fazer no seu próprio ritmo 

Oferecemos cursos para ajudar você a aproveitar ao máximo seu site WordPress.com. Para este currículo, usamos o P2 como um centro comunitário onde os alunos leem lições, fazem perguntas, recebem dicas e interagem com outros participantes. Isso pode ser feito de forma assíncrona – os alunos não precisam participar das chamadas do Zoom em horários que não se encaixam em sua programação, o que o torna acessível para todos, de onde quer que estejam.

2. Automatize solicitações entre equipes e departamentos

Você pode usar o P2 para otimizar processos em sua organização, como fazer solicitações. Precisa enviar um contrato para um novo funcionário? Envie uma solicitação no P2 da sua equipe jurídica. Procurando um designer para fazer um gráfico para um próximo anúncio de blog? Preencha uma solicitação no P2 da sua equipe de design. Esperando analisar as estatísticas de uma campanha recente? Publique uma solicitação no P2 da sua equipe de dados. Com esses fluxos de trabalho, não há necessidade de configurar reuniões para fazer essas solicitações. Outras discussões podem acontecer nos comentários do post, conforme necessário.

3. Compartilhe atualizações de status de sua empresa

Na Automattic, temos um P2 chamado Atualizações de quinta-feira, onde cada equipe é obrigada a publicar uma atualização de status quinzenal, que pode incluir destaques do projeto e resumos de alto nível. Em muitas organizações, esses tipos de atualizações geralmente são entregues no PowerPoint ou no Apresentações Google em reuniões ao vivo, geralmente em salas cheias com pessoas que não precisam estar lá. Com o P2, você pode apresentar informações e atualizações com uma variedade de blocos, incluindo incorporações de mídia e ferramentas de rastreamento de projetos.

4. Crie um espaço para apresentar novos colegas

A pandemia mudou a maneira como trabalhamos, mas tradicionalmente, em muitos ambientes, novos funcionários são frequentemente levados e apresentados a outros funcionários. A Automattic é uma empresa totalmente distribuída e nossos colegas de equipe vivem em todo o mundo. Uma tradição da empresa exige que cada novo funcionário escreva um post de boas-vindas em um P2 designado, onde incorpore um pequeno vídeo de introdução sobre si mesmo. Outros posts como parte do processo de integração incluem entrevistas com novos funcionários. Todas essas são maneiras eficazes de conhecer pessoas e recebê-las em sua equipe – sem precisar agendar várias reuniões presenciais.

5. Crie um site privado para realizar testes com candidatos a emprego

O processo de contratação de um novo funcionário, do início ao fim, pode ser demorado. Todo o cronograma da entrevista pode levar semanas, às vezes meses, muitas vezes facilitado por uma combinação exaustiva de telefonemas, bate-papos no Slack, chamadas de Zoom e reuniões presenciais. Todas as funções no WordPress.com e no restante da Automattic envolvem um teste: um período em que os candidatos trabalham conosco em um projeto de curto prazo e quando ambos os lados podem avaliar se é uma boa opção. Criamos P2s para candidatos em teste e, nesta fase, podemos aprender muito sobre eles, principalmente a maneira como pensam, se comunicam e colaboram. E isso é importante: acreditamos que uma cultura de comunicação escrita forte é essencial para organizações remotas.

6. Configure um bloco de notas virtual para reuniões e brainstorms

Detalhes de reuniões ao vivo podem ser perdidos, especialmente quando ninguém faz anotações! Na Automattic, documentamos chamadas externas com clientes e parceiros, compartilhando notas de chamadas em P2. E como os P2s são pesquisáveis, os funcionários – passados, presentes e futuros – podem acessar informações importantes discutidas em reuniões, mesmo aquelas em que não estavam presentes, para entender por que as decisões foram tomadas ou obter o contexto de que precisam para realizar seu trabalho. Se você gravar videochamadas, também poderá incorporar gravações no P2 com vários blocos de vídeo, incluindo Loom, Vimeo e mais, para complementar as notas de chamada.

7. Colabore com parceiros e clientes em um espaço dedicado

Se você administra uma empresa, pode descobrir que parceiros e clientes geralmente desejam agendar uma reunião recorrente, mesmo que não haja grandes atualizações a serem discutidas. O P2 é uma ótima plataforma para complementar — e eliminar reuniões desnecessárias — ao vivo. Você pode criar um P2 para seu parceiro ou cliente e marcá-lo visualmente com cores personalizadas e o logotipo da empresa e ajustar a barra lateral com links e recursos relevantes. Neste P2 dedicado, parceiros e clientes podem compartilhar atualizações por escrito, fazer perguntas rápidas, configurar chamadas futuras e se corresponder com sua equipe durante a semana. Você pode agendar reuniões somente quando necessário.

8. Comemore vitórias, publique retrospectivas e muito mais

Ao navegar nesta lista, você pode ver o poder e a versatilidade do P2. Desenvolvido pelo WordPress.com, o P2 é, em sua essência, um diário interno — um espaço onde seus colegas de equipe, alunos ou membros do grupo podem fazer anúncios e compartilhar recapitulações. Em alguns escritórios e ambientes de trabalho, as pessoas podem agendar uma saída pós-trabalho para comemorar um ano de sucesso ou planejar um retiro pessoal para discutir a visão de longo prazo de uma empresa. Mas hoje em dia, como se tornou mais difícil realizar eventos presenciais e nos reunir pessoalmente, também usamos o P2 para comemorar vitórias, postar mensagens de “status dos negócios” e compartilhar outros conteúdos essenciais de formato mais longo.

9. Compartilhe guias de encontros e resumos de eventos

As equipes do WordPress.com e da Automattic se encontram periodicamente pessoalmente, dando aos colegas de equipe espalhados pelo mundo a chance de se verem na vida real. Planejar um encontro pode levar muito tempo, desde pesquisar locais e reservar hospedagem até garantir que os custos de voo e outras viagens estejam dentro do orçamento. Os planejadores do Meetup também devem discutir ou estar cientes dos problemas de acessibilidade, procedimentos de visto de todos os participantes, testes de velocidade da Internet e outras logísticas. O P2 é uma ótima maneira de compilar detalhes e publicar recapitulações pós-viagem e arquivar recursos de viagem para equipes que visitam esses locais no futuro. As pessoas interessadas em um destino específico podem consultar esses guias durante o planejamento, o que reduz as reuniões apenas às essenciais. (Curiosidade: historicamente Lisboa, Portugal e Havaí têm sido os locais de encontro mais populares na Automattic.)

10. Publicar recursos auto-guiados e documentação interna

As equipes do WordPress.com têm acesso a vários P2s de documentação que chamamos de Universidades — como Domain University e Scheduling University — que permitem que os funcionários se auto-treinem em novas áreas ou aperfeiçoem suas habilidades. Esses P2s são bastante abrangentes – aprender esse conteúdo pode exigir uma sessão de treinamento ao vivo de um dia inteiro – mas com essas “universidades” on-line, a equipe pode trabalhar com recursos e tutoriais em seu próprio tempo.

P2 é gratuito para todos. Pronto para começar? Crie seu próprio P2 hoje.

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